экономический интернет - журнал

 Все статьи - www.nbene.narod.ru

Наша группа - www.vkontakte.ru/nbene

СИСТЕМА УПРАВЛЕНИЯ ПРОЕКТАМИ НА ПРЕДПРИЯТИИ

 Попова Наталья Алексеевна

Современная организация способна существовать и успешно конкурировать на рынке лишь при условии постоянного развития и адаптации под изменяющиеся условия ведения бизнеса.

В настоящее время многие предприятия представляют собой многофункциональные структуры, так как ориентированы не столько на массо­вое производство продукции, сколько на удовлетворение запросов клиен­тов.

Для более эффективной реализации различных запросов необходимо использовать новые принципы организации бизнеса. Нужна структура, базирующаяся на принципах самоорганизации, адаптации, автономности отдельных подразделений, связанных между собой.

Проект - это совокупность задач или мероприятий, связанных с достижением запланированной цели, которая обычно имеет уникальный или не­повторяющийся характер.

Под управлением проектом принято понимать деятельность, направленную на реализацию проекта с максимально возможной эффективностью при заданных ограничениях по времени, денежным средствам (и ресур­сам), а также качеству конечных результатов проекта.

Руководство предприятий, планируя и достигая определенные цели, постоянно сталкивается с соответствующими управленческими проблемами – как спланировать работы во времени и успеть к определенному сроку, какие потребуются ресурсы, сколько ресурсов и когда именно, сколько это будет стоить, когда необходимо произвести оплату и когда должны посту­пить денежные средства. Все эти вопросы связаны с неопределенностью, которая всегда присутствует при реализации проектов.

Также выделяют ряд причин неудачной реализации проектов:

·        недостаток ресурсов;

·        нереальные сроки;

·        ошибки формулирования целей;

·        несплоченность команды проекта;

·        недостаточно детальное планирование;

·        неэффективное взаимодействие внутри проекта;

·        изменение целей в ходе проекта;

·        конфликты между целями проекта и интересами подразделений организации.

Для повышения эффективности работы над проектами, с учетом негатив­ных факторов и быстро изменяющихся условий внешней среды, необходимо внедрение единой системы планирования и управления проектами.

В процессе реализации проекта менеджерам приходится оперировать значительными объемами данных. Кроме того многие аналитические фун­кции базируются на достаточно сложных для неавтоматизированного рас­чета алгоритмах. Поэтому большинство методов управления работами по проекту подразумевают использование средств автоматизации.

В основе данных методов лежит предположение, что всю деятельность можно разбить на небольшие, поддающиеся контролю задачи. И тогда всю формальную информацию, используемую менеджером, можно свести к информации о задачах, которые необходимо выполнить для достижения поставленных целей, и ресурсах, которые потребуются для выполнения этих задач.

Система управления проектами содержит набор функциональных  средств, которые помогают менеджеру спланировать работы, получив временные, ресурсные и стоимостные оценки для комплекса работ, а затем, в процессе выполнения, отслеживать ход работ и корректировать план. Рас­сматриваемые как группа связанных методов, они являются основой для информационных систем, которые моделируют комплекс работ и потребности в ресурсах. Эти методы используют для оценки требуемых объемов работ и позволяют менеджеру регулировать выполнение работ по времени, стоимо­сти, составу работ, качеству и организационной структуре исполнения.

Единая система планирования и управления проектами включает:

·        средства описания комплекса работ проекта, связей между работами и
их временных характеристик;

·        средства поддержки информации о ресурсах и затратах по проекту и
назначения ресурсов и затрат отдельным работам проекта;

·        создание списка наличных ресурсов, определение нормального и максимального объемов ресурса;

·        определение требуемых объемов ресурсов;

·        проведение ресурсного планирования (выделение перегруженных ресурсов и использующих их задач)

·        средства контроля за ходом выполнения проекта;

·        отслеживание состояния задач проекта (фиксация плана расписания
проекта, средства ввода фактических показателей состояния задач (про­цент завершения));

·        контроль за фактическим использованием ресурсов (бюджетное коли­чество и стоимость ресурса, фактическое количество и стоимость ресурса, количество и стоимость ресурсов, требуемых для завершения работы).

·        графические средства представления структуры проекта, средства со­
здания различных отчетов по проекту.

Система управления проектами представляет собой организационно-технологический комплекс методических, технических, программных и информационных средств, направленный на поддержку и повышение эф­фективности процессов планирования и управления проектом, в основе которого лежит программное обеспечение календарного планирования.

Тщательно составленная информационная модель предоставляет руко­водству и членам команды возможность принимать приемлемые и обосно­ванные решения на протяжении всего проектного цикла. Соответствую­щая организация управления может обеспечить построение процедур ана­лиза качества выполнения работ, которая фокусирует внимание руковод­ства на достижении поставленных целей.

Информационная модель проекта, разработанная на начальной стадии планирования, подвергается в дальнейшем переработке в процессе его ре­ализации. Таким образом, базовые методики календарного планирования используются на протяжении всего жизненного цикла проекта.

Основные преимущества использования информационной системы для управления проектами включают:

·        централизованное хранение информации по графику работ, ресурсам
и стоимостям;

·        возможности быстрого анализа влияния изменении в графике, ресур­ном обеспечении и финансировании на план проекта;

·        возможность распределенной поддержки и обновления данных для
всех участников проекта;

·        возможности автоматизированной генерации отчетов и графических
диаграмм, разработки документации по проекту.

Наличие единой информационной модели у каждого участника проект­ной команды позволяет повысить эффективность коммуникаций «Заказ­чик - Проектная Команда», принимать оперативные решения.

Внедрение такой системы на предприятии также требует системного подхода, включающего планирование комплекса работ и контроль за их осуществлением, и зачастую приводит к значительному изменению внут­ренних процессов управления.

Разработанный план внедрения не должен ограничиваться лишь уста­новкой программного обеспечения в организации и обучением пользова­телей функциям системы.

Проекты по установке новых систем автоматизации управленческой деятельности традиционно охватывают гораздо бо­лее широкий спектр задач от дополнительной формализации процедур сбора и хранения управленческой информации до осуществления изменений в организационной структуре управления и перераспределения обязаннос­тей.

В общем, проекты по внедрению подобных систем можно отнести к классу организационных проектов - проектов, в той или иной степени ведущих к развитию структуры организации.

Отличительной особенностью данного типа проектов является то, что от успеха или провала проекта мо­жет зависеть эффективность функционирования организации в целом или ее отдельных подразделений. По этой причине тщательное планирование и контроль не только технических, но и человеческих аспектов внедрения системы приобретает особую важность.

 назад